MANAJEMEN INFORMASI DAN PENDEKATAN SISTEM
- Manajemen Informasi
- Pengenalan Pada Manajemen Informasi
Informasi merupakan salah satu sumber dasar yang ada bagi dalam diri para manajer dan mempunyai nilai, karena informasi akan memberikan sumber yang nyata dan akan lebih berperan bila suatu perusahaan kemudian bertambah besar. Informasi adalah salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang digunakan oleh seorang manajer untuk mengendalikan organisasi tersebut dalam mencapai suatu tujuan. Kebutuhan informasi didasarkan pada :
- Kegiatan bisnis yang semakin kompleks.
- Kemampuan komputer yang semakin meningkat.
Manajemen Informasi sebagai sumber mempunyai pola yang sama, dimana tugas manajer pada manajemen informasi adalah sebagai berikut:
- Bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memprosesnya menjadi informasi yang dapat digunakkan.
- Menentukan orang–orang yang ada dalam perusahaan supaya dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat dan pada saat yang tepat pula sehingga informasi dapat digunakkan untuk mendukung proses manajemen.
- Membuang informasi yang kuno, tidak lengkap dan salah serta mengganti dengan informasi yang dapat digunakkan.
- Kepentingan Manajemen Informasi
Kebutuhan akan manajemen informasi disebabkan oleh dua hal :
- Meningkatnya kompleksitas tugas manajemen. Hal ini disebabkan karena :
- Pengaruh ekonomi internasional.
Semua perusahaan tidak dapat lepas dari pengaruh sistem perekonomian dunia saat ini. Misalnya fluktuasi nilai tukar mata uang yang berubah dengan cepat.
b) Perkembangan teknologi dunia yang semakin pesat.
Kemampuan seorang mengirim informasi dalam hitungan detik melalui satelit, modem, faksimili dan sebagainya. Peran manusia yang sudah mudah berkurang akibat modernisasi pabrik dengan penggunaan robot.
c) Semakin sempitnya kerangka waktu bagi para manajer untuk mengambil keputusan.
Kemampuan manajer dalam mengambil keputusan dalam waktu yang sempit dan ketat sangat dibutuhkan akibat persaingan dunia usaha yang juga semakin ketat.
- Keinginan untuk menggunakkan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.
Karena tugas manajer yang semakin kompleks maka usaha untuk meningkatkan efektifitas dalam pemecahan masalah dengan menggunakkan teknik kuantitatif dan peralatan elektronik. Misalnya adalah Seorang manajer produksi Blackberry yang dapat melakukan analisis hasil produksi telepon seluler melalui sebuah Personal Digital Assistan ketika melakukan penerbangan dari luar negeri.
Ada lima bentuk sumber yang dikelola oleh seorang manajer yaitu Manusia, Material, Mesin termasuk fasilitas dan energi, Keuangan dan Informasi termasuk data. Peranan manajerian menurut Mintzberg adalah :
- Peran antar pribadi (Interpersonal roles).
- Pemimpin (leader) yang mampu menyediakan motivasi.
- Berpenampilan tinggi (figure head), Melaksanakan tugas seremonial.
- Mampu berhubungan dengan orang lain (laison), menjalin hubungan dengan orang yang berada diluar unit.
2. Peran informasional (Informational roles).
- Pemonitor (monitor), Mencari informasi dan mengamati aktivitas yang ada.
- Menyampaikan informasi (disseminator).
- Juru bicara (spokes person).
3. Peran pengambil keputusan (Decesition maker roles).
- Wiraswasta (enterpreneur) membuat perbaikan.
- Menangani gangguan (disturbance handler) dengan bereaksi terhadap kejadian yang tidak diduga.
- Pembagi sumber (resource allocator).
- Tawar – menawar (negotiator).
- Pendekatan Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan. Dalam sebuah sistem ada beberapa hal :
- Terdapat kelompok elemen.
Sebuah sistem memiliki lebih dari satu elemen.
Contoh : Batu cadas menjadi tembok.
- Elemen terpadu.
Semua elemen dari suatu sistem harus mempunyai beberapa hubungan yang logis.
Contoh : Sepeda.
- Maksud bersama untuk mencapai tujuan.
Dirancang untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Semua elemen bekerja untuk mencapai tujuan sistem dan bukan untuk masing elemen tersebut.
Contoh : Pelayanan di suatu kantor.
Ada 10 langkah yang digunakan dalam pendekatan sistem yang dikelompokkan menjadi tiga tahapan :
- Upaya Persiapan (Preparation Effort)
- Memandang organisasi atau perusahaan sebagai satu sistem.
- Mengenali sistem lingkungan.
- Mengidentifikasiakan subsistem organisasi atau perusahaan.
- Upaya Definisi (Definition Effort)
- Melanjutkan dari sistem ke tingkat subsistem.
- Menganalisis bagian-bagian sistem sesuai urutan-urutan tertentu.
- Upaya Solusi (Solution Effort)
- Mengidentifikasi solusi-solusi alternatif.
- mengevaluasi solusi-solusi alternatif.
- Memilih solusi yang terbaik.
- Mengimplementasikan solusi.
- Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
Kesimpulan
Dalam organisasi, manajemen informasi merupakan salah satu bentuk sumber daya dasar yang berada di dalam organisasi tersebut yang mana seorang manajer menggerakkan atau mengendalikan organisasi tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kebutuhan organisasi didasarkan pada dua hal, yakni kegiatan bisnis yang semakin kompleks dan kebutuhan komputer yang semakin meningkat.
Manajemen informasi sangat penting kebutuhannya, karena disebabkan oleh dua hal :
- Meningkatnya kompleksitas tugas manajemen.
- Keinginan untuk menggunakkan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.
Dalam pendekatan sistem, terdapat 10 langkah yang digunakan yang terbagi ke dalam 3 tahapan, di antaranya :
- Upaya Persiapan (Preparation Effort)
- Memandang organisasi atau perusahaan sebagai satu sistem.
- Mengenali sistem lingkungan.
- Mengidentifikasiakan subsistem organisasi atau perusahaan.
- Upaya Definisi (Definition Effort)
- Melanjutkan dari sistem ke tingkat subsistem.
- Menganalisis bagian-bagian sistem sesuai urutan-urutan tertentu.
- Upaya Solusi (Solution Effort)
- Mengidentifikasi solusi-solusi alternatif.
- mengevaluasi solusi-solusi alternatif.
- Memilih solusi yang terbaik.
- Mengimplementasikan solusi.
- Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar